Furcsának tűnhet, de sok vállalat nem vagy csak ritkán végez leltározást a befektetett eszközökről.

A kifogások skálája meglehetősen széles: nincs időnk, nincs informatikai támogatásunk, nem tudunk napokra leállni stb. Ezekben a vállalkozásokban a leltározás csak fogalmilag létezik, és hatalmas kockázatot jelent, ha nincs valódi kontroll az eszközök felett. A megszokásból, "már csináltuk korábban is, és minden rendben volt" alapon végzett leltározás csak eseti alapon akadályozhatja meg a vállalkozásnak okozott károkat.

Pesti János, az Antra ID Kft. informatikai vezetője a TechMonitor olvasóinak beszélt a tárgyi eszközök leltározásának javítási lehetőségeiről.

Hogyan tekintenek jelenleg a cégek a tárgyieszköz-leltározás folyamatára?

Pesti János: Sokan csak törvényi előírásként tekintenek rá, pedig ha jól belegondolunk, ez a készlet a vállalkozás befektetett eszközének minősül. Maga a leltár folyamata relatíve egyszerű, meg kell számolni a cégnél lévő eszközöket. De ez egyből problémákat is szül: a leltározó nem mindig ismeri fel magát az eszközt, és ha fel is ismeri, nem biztos, hogy két tárgyi eszköz között különbséget is tud tenni, pedig azok értékben nagyon is különbözhetnek egymástó

Munka közben a használt eszközöket a dolgozók gyakran nem a megfelelő helyre teszik vissza. Ez a folyamat a nem gyakori leltár miatt véletlenszerűséget okoz, ez pedig zavarja a készletszervezést, és a későbbi műveletek hatékonyságát is gátolja.

Ha az eszközök nincsenek jelölve, akkor egyedileg kell kitalálni, hogy vajon a leltárkor ezek az eszközök melyik tárgyi eszköznek felelnek meg. Ez pedig már nem egy vakleltár, mert a leltározóval sok adatot kell megosztani, és dönthet arról, hogy pótol egy esetleges hiányt. Egy kisebb cégnél, ahol relatíve kevés eszköz van, ez nem jelent problémát, de egy pár ezer vagy több százezer tételnél ez a folyamat már nagyon komoly kihívásnak bizonyul.

Maga a leltár történhet hagyományos módon, a leltárfelelősök összeírják, mit találtak, a listákat pedig átadják a pénzügyi csoportnak, aki megpróbálja összepárosítani a könyvekben lévőt a leírtakkal. Ekkor a munka oroszlánrésze a pénzügyi csoportra hárul, ahol egy kilátástalan harc veszi kezdetét. Úgy gondolom, hogy ez csak nagyon kis számú eszköznél működhet. Ha kiadják a leltárlistát, hogy ezt meg ezt keressétek meg, az pedig már egy irányított leltár, így nem biztos, hogy a valóság fog kiderülni.

Hogyan igyekeztek a cégek eddig javítani a leltározás eredményességén?

Valahogyan azonosítani kell minden egyes tárgyi eszközt. Adja magát a vonalkódos azonosítás. Ez már jó gondolat, itt a probléma a vonalkódok fizikai megkeresése lehet. Ha nem megfelelő helyre van ragasztva a vonalkód, akkor az máris rettentően lelassítja a leltározás fizikai folyamatát. Amikor csak lehetséges, ezeket a vonalkódokat mindig látható felületen kell elhelyezni, de éppen ezért mindenféle sérülésnek, fizikai és vegyi behatásoknak vannak kitéve. Ezért több eszköz nem azonosítható be vonalkóddal a leltár végére, és kezdődik a keresgélés. Sok eszközt a kényelem miatt ekkor nemes egyszerűséggel leselejteznek, de ez könyveléstechnikai problémákhoz vezet, mert később kiderülhet, hogy nem lett volna szabad leselejtezni csak úgy, mert valójában használatban van, esetleg pályázathoz kapcsolódik. Évközben szeretnének ráaktiválni valamit, vagy karbantartják, és akkor derül ki, hogy már „technikai” selejtezésre került. Itt már érezhetjük, hogy a zökkenőmentes működéshez a fizikai tárgyieszköz-készleteknek és a könyvi készleteknek harmóniában kell lenniük egymással.

Milyen trendek rajzolódtak ki a készletnyilvántartás terén az elmúlt években?

A cégek hirtelen érzékenyek lettek a tárgyieszköz-készleteikre, mivel kétszer is megnézik, hogy mire költenek. Ha már van a cégnél egy ilyen eszköz, akkor nem vesznek még egyet, hanem annak a kihasználtságát szeretnék megnövelni. Ez egy természetes és elfogadható jó gazda szemlélet, de ekkor általában már nem elég hozzá egy évente felülvizsgált leltárkészlet. Egészen pontos készletnyilvántartásra van szükség, amivel ellentétes a másik trend, vagyis a személyzet számának minimalizálása.

Úgy látjuk, hogy egyre több vállalat kér még pontosabb kimutatásokat és az eszközök területi megbontása is látókörbe került. Egy eszközt beszerezhet az A osztály, de a leltár kimutathatja, hogy az a B területen van. Ha átadták az eszközt egy másik területnek, akkor ennek a könyvekben is látszódnia kell.

Korszerű technológiákkal ezen problémák nagy része elkerülhető, illetve szignifikánsan csökkenthető. Azt nagyon fontos kihangsúlyozni, hogy problémák mindig lesznek, de nem mindegy, hogy ezek milyen nagyságrendet érnek el.

Hogyan kerül képbe a digitalizálás a készletnyilvántartás modernizálásához?

A növekvő költségek nem kedveznek annak, hogy a cégek új termékeket, szolgáltatásokat vezessenek be, így inkább belső folyamataikat igyekeznek racionalizálni, amiben sokat segít a digitalizáció. Így egyre több vállalat – a kisebbek is – ismeri fel a digitalizáció fontosságát. A hatékony tárgyieszköz- és raktárkészlet-kezelés ugyanis a sikeres logisztika sarokköve, az áruk és anyagok ellenőrzött mozgása kulcsfontosságú a műveletek optimalizálásához, a kockázatok mérsékléséhez és a zökkenőmentes ellátási lánc létrehozásához.

A helytelen készletkezelés okozta kihívások kezelése és a raktári műveletek leegyszerűsítése érdekében hozta létre az Antra ID a forradalmian új, Instant Inventory Solutions névre keresztelt azonnali leltározási megoldását. Ezen technológia révén a cégek valós idejű képet kapnak a tárgyieszköz-készleteik állapotáról, optimalizálhatják a készletkezelést, egyszerre növelve a hatékonyságot, a pontosságot és a jövedelmezőséget.

Hogyan működik az Instant Inventory Solutions?

Az Antra ID azonnali leltári megoldását a cégek gyors állóeszköz-leltározására tervezték, így a vállalkozások hatékonyabban ellenőrizhetik eszközeiket. Ez a rendszer egy tárgyieszköz-azonosítási és egy stabil adatgyűjtési folyamatból áll. Elsődleges feladata, hogy korszerű technológiával támogassa a nagy sebességű leltározást. A kialakított folyamat erősen támaszkodik az UHF RFID rendszerek által kínált rádiós azonosításra, de a hagyományos vonalkódos és kézi adatgyűjtést is támogatja.

Maga a rendszer skálázható, vagyis kis és nagy rendszer egyaránt létrehozható belőle. Egy kicsi rendszer jellemzően 1–5 mobil eszközből áll, tipikusan 100 – 2 000 tárgyi eszközzel. A nagy rendszert pedig akár 300 000 tárgyieszköz-kontingenssel és 200 mobil eszköz egyidejű leltározásával, közel 500 ember bevonásával kell elképzelni.

Az Antra ID Instant Inventory Solutions megoldásának főbb jellemzői:

• RFID technológia a zökkenőmentes és gyors leltárhoz, az RFID címkéket az eszközökre telepítjük, melyek aztán lehetővé teszik és támogatják a nagy pontosságú és sebességű vakleltározási folyamatot.
• RIFD Antennák a valós idejű megfigyeléshez, automatikus adatgyűjtés a tárgyi eszközök helyével, állapotával és mozgásával kapcsolatos naprakész információkhoz, például épületek közötti mozgások, bútorraktárban történő elhelyezés
• Automatizált riasztások, amelyek azonnal értesítik a leltári csoportot a jogosulatlan vagy hibás mozgásokról, biztosítva, hogy az eszközök gyorsan visszakerüljenek saját kijelölt helyükre.
• Átfogó adatkezelés, melynek fókuszában maga a tárgyi eszköz és a fizikai folyamatok állnak. A központosított adattár, ami segítséget nyújthat akár a valós idejű követésbe, a tárgyi eszközök használati szokásába, a dolgozók elszámoltathatóságába és a lehetséges folyamatfejlesztésekbe is.

A tárgyi eszközök valós idejű követése, valamint a gyakorított leltárak révén a vállalkozások átfogó jelentéseket és elemzéseket kapnak, így adatvezérelt döntéseket hozhatnak, azonosíthatják a működési hiányosságokat, és stratégiát dolgozhatnak ki a folyamatos fejlesztés érdekében.

Techmonitor: Molnár László